Web招待状は5ステップで完成する。多くのサービスで作成は無料
Web招待状は、「①サービスを選んで登録 → ②結婚式の情報を入力 → ③テンプレートを選ぶ → ④写真と文面を入れる → ⑤プレビューして公開しURLを共有する」という5ステップで完成します。どのサービスを使っても大きな流れは同じで、紙の招待状のように印刷や郵送を待つ必要がなく、最短なら数時間で送れる状態になります。
費用面では、招待状の作成・送付・出欠回答の集計まで無料で使えるサービスが多くあります。ただし「無料」の範囲はサービスごとに違い、本番の招待状を送る段階で有料だったり、ご祝儀・会費のオンライン決済を使うときに数%の手数料がかかったりするため、申し込み前に確認しておくと安心です。本記事では、各社の操作画面ではなく、どのサービスでも通用する作り方の手順と、つまずきやすいポイント、送信時の文面までを順に解説します。デザインの決め方はWeb招待状のデザインの選び方、写真を使わずに作る場合は写真なしWeb招待状の作り方もあわせてご覧ください。
Web招待状の作り方5ステップ
最初に全体の流れをつかんでおくと、どのサービスを使っても迷わず進められます。下の5ステップは、サービスごとの画面名は違っても共通する作業の順番です。各ステップで何を準備しておけばよいかとあわせて確認してください。
サービスを選んで登録する
無料で使えるか・気に入ったテンプレートがあるか・出欠管理や決済機能が必要かで選びます。本番の招待状まで無料か、決済を使う場合の手数料率と負担者を公式情報で確認してから、メールアドレスやSNSアカウントで登録します。
結婚式の情報を入力する
挙式・披露宴の日時、会場名、住所、アクセスを入力します。住所を入れると地図が自動で表示されるサービスが多く、ゲストが当日迷いません。受付時間や開宴時間、二次会の有無もこの段階でまとめて入れておきます。
テンプレートを選ぶ
会場の雰囲気やテーマカラーに合うデザインを選びます。エレガント・ミニマル・和風・フローラル・カジュアルなど系統がそろっているので、招待する相手層やフォーマル度に合わせて選ぶと統一感が出ます。後から変更できるサービスも多いので、まず仮で決めて進めても構いません。
写真と文面を入力する
カバー写真やふたりの写真、挨拶文・案内文を入れます。慶事の招待状では句読点(、。)を使わないのがマナーなので、文面は読点の代わりにスペースや改行で区切ります。返信締切や会費・ご祝儀の案内も忘れずに記載します。
プレビューして公開しURLを共有する
スマホとPCの両方で表示を確認し、誤字や日付の間違いがないかチェックします。問題なければ公開し、発行されたURLをLINEやメールでゲストに送ります。公開後も内容を編集できるサービスなら、変更があってもURLはそのまま使えます。
このうち手間がかかるのは、ステップ4の写真・文面の準備です。挨拶文や馴れ初めの文章は事前にメモアプリなどで下書きしておくと、入力作業がスムーズに進みます。プロフィールや馴れ初めの書き方は専用の記事で詳しく解説しているので、文面づくりに迷ったら参考にしてください。
公開後の運用も、サービスによってはこの招待状の中で完結します。出欠は回答が入るたびに自動で集計され、誰が出席・欠席・未回答かを一覧で確認できます。WedLinkのように招待状と同じイベント上に写真共有アルバムが紐づくサービスなら、当日ゲストが撮った写真も同じアルバムに集まり、写真用に別のLINEグループやオープンチャットを作る必要がありません。
つまずきやすいポイントと対処法
手順自体はシンプルですが、実際に作ると細かい部分でつまずきやすいポイントがあります。特に多いのが「URLの取り違え」「シェアしたときの見え方」「マナー面のミス」です。公開・送信の前に、次の項目をチェックしておきましょう。
返信フォームのURLを取り違える
招待状を見るためのURLと、出欠を回答するフォームのURLが別になっているサービスがあります。ゲストに送るのは「招待状(その先に返信フォームがある)」のURLか、サービスが案内するゲスト向けURLかを確認し、編集画面のURLを誤って共有しないよう注意します。
シェア時のOGP画像・タイトル
LINEやSNSでURLを送ると、サムネイル画像とタイトルが表示されます(OGP)。ここが初期設定のままだとサービスのロゴが出ることがあるので、カバー写真やふたりの名前が表示されるか、送信前に自分宛てに送ってプレビューで確認します。
閲覧パスワード・公開範囲の設定
URLを知っている人なら誰でも見られる設定か、パスワードが必要かを確認します。親族用と友人用で見せる内容を変えたい場合は、招待状を分けて作るか、パスワードで閲覧範囲を絞れるかをチェックしておきます。
公開後の変更がすぐ反映されるか
会場や時間に変更が出たとき、編集内容がゲストの見る画面に即時反映されるかを確認します。多くのWeb招待状は公開後も編集でき、URLを変えずに最新情報に差し替えられるのが紙にない利点です。
句読点を使わない慶事のマナー
結婚式の招待状では「区切る=縁が切れる」を連想させるため、句読点(、。)を使わないのが伝統的なマナーです。文章はスペースや改行で区切ります。文面の自動入力テンプレートを使うときも、句読点が残っていないか最後に見直します。
これらは公開後でも直せますが、一度ゲストにURLを送った後だと混乱を招きます。特にOGP画像と返信フォームのURLは、送信前に自分のLINEやメールに一度送って動作を確かめてから本送信するのが確実です。
送信時の文面雛形(相手別)
招待状ができたら、URLを添えて送るメッセージを用意します。相手との関係性によってフォーマル度を変えると、受け取った側も返信しやすくなります。下記はそのまま使える雛形です。本文の招待状側で句読点を避けていれば、送信メッセージは通常の文体で構いません。
友人・同僚へ(カジュアル)
「結婚式をすることになりました 下記のWeb招待状から出欠のお返事をいただけるとうれしいです 〇月〇日まずは確認だけでも大丈夫です URL: https://... 当日会えるのを楽しみにしています」のように、気軽に開いてもらえるトーンにします。
上司・恩師へ(フォーマル)
「このたび結婚式を挙げる運びとなりました つきましてはぜひご出席いただきたくWeb招待状をお送りいたします お手数ですが〇月〇日までにご都合をお知らせいただけますと幸いです URL: https://...」と、丁寧な言い回しでお願いします。
親族へ(丁寧・補足つき)
年配の親族には操作の補足を添えると親切です。「下記のURLを開くと招待状が表示されます 一番下の出欠ボタンからご返信ください ご不明な点があればお電話ください」のように、開き方と返信方法を一言添えます。
リマインド(締切前)
締切が近づいても未回答の人には個別に「先日お送りした招待状の出欠が〇月〇日締切となっております ご確認いただけますと助かります」と、催促が角立たない形で送ります。誰が未回答かを管理画面で把握できると、この連絡がスムーズです。
よくある質問
出典
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