二次会の準備は何から始める？
最初に新郎新婦と幹事で、人数、予算、開催時間、不足額を誰が負担するかを決めます。編集部は、会場予約より先にこの4点を共有することをすすめます。会費だけで全費用をまかなう予定でも、欠席が出た場合の負担者は必要です。
次に披露宴のお開き予定と会場までの移動時間を確かめます。新郎新婦の着替え、荷物の移動、ゲストの受付を含め、開始時刻を決めましょう。
4〜5ヶ月前からの準備スケジュールは？
以下は編集部が提案する準備例です。開催までの期間に加え、会場の予約・支払い・人数変更の期限を優先して調整します。
| 時期の例 | やること | 完了の目安 |
|---|---|---|
| 4〜5ヶ月前 | 人数・予算・幹事を決め、会場を探す | 最低保証額と取消条件を確認 |
| 3ヶ月前 | 会場・会費・進行の大枠を決める | 新郎新婦が総額と役割を了承 |
| 2ヶ月前 | 招待状を送り、出欠を集める | 返信期限と問い合わせ先を案内 |
| 1ヶ月前 | 台本、景品、機材、受付名簿を準備 | 数量と持ち込む物を確定 |
| 人数確定期限まで | 未回答者へ確認し、会場へ連絡 | 確定人数と請求額を書面で確認 |
| 当日〜終了後 | 受付・進行・支払い・精算 | 領収書と収支を新郎新婦へ共有 |
「招待状を送った」で準備を終えず、未回答の確認日も予定に入れます。文面は二次会の案内テンプレートを使えます。
会費はどう計算する？
会費は、会場費とその他の支出から新郎新婦の負担額を引き、会費を払う予定人数で割って検討します。幹事や新郎新婦、子どもを支払人数に含めるかは先に決めてください。
例えば会場費30万円、景品など5万円、新郎新婦の負担5万円、支払う人50名なら、会費は6,000円という計算になります。これは相場ではなく計算例です。人数が減っても会場の最低保証額が変わらない場合は、不足が出ます。
| 契約前に聞くこと | 理由 |
|---|---|
| 最低保証額と最低人数 | 欠席時の支払いを把握する |
| 飲食以外の料金 | 音響、映像、延長、持込料を確認する |
| 人数変更の期限 | 招待状の返信期限を逆算する |
| 支払期限と方法 | 事前集金や立て替えが必要か判断する |
| キャンセルの扱い | 参加者へ事前に伝える方針を決める |
当日の役割はどう分ける？
受付、司会、会計は担当を分けるのがおすすめです。司会が進行中に受付へ戻ったり、会計担当が現金を持ったまま余興を担当したりしないようにします。
| 役割 | 担当すること |
|---|---|
| 進行責任者 | 会場スタッフとの連絡、時間の調整 |
| 司会 | 開始・乾杯・演出・結びの案内 |
| 受付 | 氏名、出欠、支払い状況の確認 |
| 会計 | 集金、現金保管、会場への支払い、収支報告 |
| 機材・撮影 | 音源や映像の操作、写真、機材の返却 |
現金を扱う場合は複数人で確認し、受付名簿に支払い済みかを記録します。オンライン集金を使う場合も、出席の回答と入金の完了は別に確認してください。
当日の時間割はどう作る？
会場の利用終了から、片付けと精算に必要な時間を先に引きます。その残りに、受付、入場、乾杯、歓談、ゲーム、結びを入れましょう。
演出ごとに、担当者・必要な物・開始の合図を台本へ書きます。押したときに短くできる演出も決めておくと、飲食や帰宅の時間を確保しやすくなります。機材は当日の接続だけに頼らず、会場で使う形式やケーブルを前もって確認してください。
準備期間が1ヶ月しかない場合は？
会場・人数・会費・案内を先に決め、演出を絞るのがおすすめです。新しい余興をいくつも依頼するより、歓談と写真撮影を中心にして、受付と精算に人手を残しましょう。
二次会のWeb招待状を使えば、案内と出欠回答の窓口をまとめられます。幹事全員へ個別返信が届く運用は避け、変更連絡を受ける担当者を一人決めてください。
出典
[1]