出欠管理ガイド
出欠状況の確認からリマインド送信、データ出力まで。WedLinkの出欠管理機能を使いこなして、準備をスムーズに進めましょう。
概要
結婚式の準備で最も手間がかかるのが出欠管理です。電話やメールで一人ずつ確認して、エクセルに入力して...という作業は本当に大変です。WedLinkなら、ゲストがWeb招待状から出欠回答するだけで、自動的にデータが集約されます。回答状況はリアルタイムでダッシュボードに反映され、未回答者へのリマインドもワンクリック。このガイドでは、出欠管理機能の使い方と、回答率を上げるコツをご紹介します。
ステップガイド
ダッシュボードで出欠状況を確認する
ログイン後のダッシュボードでは、出欠状況がひと目でわかるサマリーが表示されます。出席・欠席・未回答の人数と割合をリアルタイムで確認できます。グラフやタイムライン表示で回答の推移も把握でき、回答が集まるペースを見て適切なタイミングでリマインドを送れます。イベントごと、サブイベントごとの内訳も確認可能です。
ダッシュボードは定期的にチェックしましょう。新しい回答があると通知も届くので、見逃す心配はありません。
未回答者へリマインドを送信する
出欠回答の締切が近づいたら、未回答のゲストにリマインドを送りましょう。ダッシュボードから未回答者の一覧を確認し、リマインド送信ボタンを押すだけで、対象のゲストに通知が届きます。招待状のURLも添付されるので、ゲストはリマインドからすぐに回答できます。
締切の1週間前と3日前の2回リマインドを送ると、回答率が大幅にアップします。しつこくなりすぎない程度に、適度な間隔で送りましょう。
ゲスト情報の詳細を確認する
各ゲストの詳細画面では、出欠回答の内容はもちろん、アレルギー情報や交通手段、同伴者の有無など、カスタム質問への回答もすべて確認できます。出欠フォームに設定したカスタム質問（アレルギー、ドレスコードの確認など）の回答も一元管理されるので、情報の散逸を防げます。
アレルギー情報は会場や料理担当者と早めに共有しましょう。ゲストの安全に関わる重要な情報です。
CSV出力で席次表用データを取得する
出席者の情報をCSV形式でエクスポートできます。氏名、出欠回答、アレルギー情報、備考など、必要なデータを一括で出力可能です。席次表の作成や会場への人数連絡、引き出物の手配など、様々な場面で活用できます。エクセルやGoogleスプレッドシートで開いて、自由に加工・整理できます。
CSV出力は何度でもできるので、最終確定後に改めて出力するのがおすすめです。途中経過の確認にも活用できます。
当日の受付準備をする
最終的な出席者リストを元に、当日の受付準備を進めましょう。WedLinkのダッシュボードはスマホからも確認できるので、当日の急な変更にもリアルタイムで対応できます。出席者リストを印刷しておくと、受付がよりスムーズになります。オンラインご祝儀を利用している場合は、入金状況もダッシュボードで確認できます。
当日は紙のリストとスマホの両方を用意しておくと安心です。通信環境に左右されず、確実に受付を進められます。
実践のコツ
回答期限は余裕を持って設定する
挙式の3〜4週間前を出欠回答の期限にするのがおすすめです。会場への最終人数連絡や席次表の作成に必要な時間を逆算して設定しましょう。締切後に回答するゲストもいるので、本当の締切よりも少し早めに設定するのがコツです。
招待状は早めに送って回答期間を長くとる
招待状を早めに送ることで、ゲストが予定を調整しやすくなります。2〜3ヶ月前に送って、1ヶ月の回答期間を設けるのが理想的です。回答期間が短すぎると、忙しいゲストが回答しそびれてしまう可能性があります。
回答のお礼メッセージを設定する
ゲストが出欠回答をした後に表示されるお礼メッセージを設定しておくと、丁寧な印象を与えられます。「ご回答ありがとうございます 当日お会いできることを楽しみにしています」のような温かいメッセージを設定しましょう。
パートナーと情報を共有する
共同編集機能を使えば、パートナーも同じダッシュボードで出欠状況を確認できます。どちらか一方に管理を任せきりにせず、二人で進捗を共有しながら準備を進めましょう。
よくある質問
その他のガイド
結婚式Web招待状の作り方 完全ガイド
WedLinkなら、スマホひとつで美しい結婚式のWeb招待状が作れます。アカウント登録から公開まで、8つのステップでわかりやすく解説します。
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作成した招待状をLINEで簡単に共有できます。個別送信やグループトーク活用のポイントまで、具体的な手順を解説します。
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場面やゲストに合わせて使える招待状の文面例をご紹介。コピーしてそのまま使えます。
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Web招待状とは何か、紙の招待状と何が違うのか。基礎知識から実際の作成手順・送り方・マナーまで、はじめてでもわかるよう丁寧に解説します。