結婚式の出欠管理は何から始める？

まず招待する人の名簿を作り、回答を受け取る方法と会場の人数確定日を決めましょう。回答が一覧に集まるだけでは、返事をしていない人を漏れなく把握できません。招待した全員と、届いた回答を照らし合わせる作業が必要です。

出欠管理は「集める・集計する・確定する」の3工程です。同じ名簿を二人で使い、修正する場所を一つに決めると、片方だけが受け取ったLINEの変更も反映しやすくなります。

結婚式の出欠の集計方法は大きく4つ

転記を減らしたいならフォームやWeb招待状、使い慣れた形式を優先するならエクセルを選ぶのがおすすめです。紙で返信したい人には別の窓口を残し、最後は同じ名簿にまとめます。

Googleフォームは回答をGoogleスプレッドシートへ保存できます。ただし、回答一覧に名前がない理由が「未回答」「招待していない」「別の表記で回答」のどれかは、招待名簿との照合で確かめます。

会場へ提出する単位に合わせ、原則としてゲスト1人につき1行を用意します。世帯単位で回答を受け取る場合も、席や料理は個人ごとに確認できる形に分けると整理しやすくなります。

管理項目	入力例・用途
管理番号・世帯番号	同姓同名や家族回答を見分ける番号
氏名・ふりがな・新郎新婦との関係	席札と席次表の表記を確認する
招待送付日・回答方法	はがき、Web、電話などを記録する
出欠	未回答・出席・欠席・未定を分ける
料理区分	大人料理・子ども料理・料理不要など会場の区分に合わせる
アレルギー・確認状況	対象者、申告内容、会場確認済みかを分ける
最終更新日・連絡メモ	変更の日時と確認相手を残す

例えば、大人2人と乳児1人の出席は、出席3人でも大人料理は2人分です。回答数・出席人数・料理数を同じ数字として扱わないでください。アレルギーの申告は好みと分け、対応できるかを会場に確認して本人へ伝えます。

招待範囲や世帯のまとめ方はゲストリストの管理で確認できます。

新しい回答を足す前に、同じ人・同じ世帯の回答がないか確かめましょう。電話で出席へ変更した人が後からフォームも送ると、回答件数だけでは二重計上になります。

WedLinkでは出欠回答をゲスト一覧で確認できます。回答には登録・ログインが必要で、専用アプリのインストールは不要です。未定の回答や、同伴者・アレルギーなどの内容も確認できます。

画面にある未回答者の一覧だけで、URLを送った全員を把握できるとは限りません。招待状をまだ開いていない人なども含めて、手元の招待名簿と照合してください。また、会場指定の席次表や料理一覧への整形まで不要になるわけではありません。

未回答・未定を確認し、出席人数と料理区分を会場へ渡す前に照合します。返信期限は会場の最終締切より前に設定し、催促と修正の時間を確保しましょう。

料理の対象者、子ども用の席、アレルギー対応、氏名の漢字まで確かめ、提出した日付と版を残します。確認が必要な人への連絡は未回答者へのリマインド、期限の設定は出欠回答の締切を参考にしてください。

フォームや名簿には個人情報が含まれます。共有先を担当者に絞り、Googleフォームと回答シートを併用する場合は両方のアクセス権を確認します。Google公式ヘルプも、両者の権限変更は自動では同期されないと案内しています。

Web招待状の作成から出欠管理・ご祝儀まで、WedLinkなら無料ですべてスマホで完結します。